#04 – E-Mail Vorlagen

WEBVTT – This file was automatically generated by VIMEO Natürlich hast du gewusst, dass du direkt aus OneNote heraus E-Mails mit Outlook schreiben kannst. Oder? Oder? Hoffe doch! Der Seiteninhalt lässt sich unter Start, Seite per E-Mail senden, direkt in eine Outlook E-Mail verwandeln. Der OneNote Seitentitel wird zum Betreff und auch eine kleine Fußzeile wird hinzugefügt. In diesem OneNote Masterclass Template Studio Beitrag möchte ich dir zeigen, wie du ganz rasch solche E-Mail Vorlagen in OneNote erstellst und was du dabei beachten solltest. Wie so oft starte ich mit einer Tabelle, um mir bei den Formatierungen etwas leichter zu tun. Ich habe mich für eine dunkle Kopf- und Fußzeile entschieden mit weißem Text. In der Fußzeile baue ich gleich einen E-Mail-Link mit der passenden E-Mail-Adresse ein. Einfach in das Linkfeld Mail to Doppelpunkt uns die E-Mail-Adresse schreiben. Dann vielleicht noch eine andere Web-Adresse, die automatisch zu einem Link umgewandelt wird. Mit den Emojis bringe ich noch etwas Farbe und optische Unterstützung zu den Links. Wie in meiner Vorlage füge ich hier in der Fußzeile noch ein Bild in der ersten Spalte hinzu. Praktisch, dass ich hier auch gleich direkt von der Kamera einfügen könnte. Das Ganze noch sauber ausrichten und sobald ich den Rahmen ausblenden lasse, schaut das schon ganz fein aus. In der Kopfzeile vielleicht auch noch ein Bild oder ein Logo. Und fertig ist die E-Mail-Vorlage, die du natürlich noch nach Belieben erweitern und ergänzen kannst. Mit Start, Seite per E-Mail senden wird das Ganze nun als Outlook E-Mail erstellt. Wie schon gesagt mit Fußnote, dem Seiteninhalt und dem Seitentitel und Uhrzeit vorangestellt. Der Seitentitel wurde auch als Betreff übernommen. Möchtest du das nicht, dann gibt es ein paar Möglichkeiten und Einstellungen direkt in OneNote. Ich lösche hier mal das Datum und die Uhrzeit auf der Seite weg und dann gehe ich noch in die OneNote Optionen, wo ich unter erweitert noch ein paar andere Dinge zum Versand per E-Mail einstellen kann. Ich kann sogar eine Kopie der Seite als OneNote Datei zum E-Mail hinzufügen, was ich dir gleich zeigen werde. Die Signatur könnte ich auch anpassen, ich lasse diese mal weg hier und zeige dir, was es mit den Attachments auf sich hat. Dazu bastle ich schnell eine Erweiterung der E-Mail Vorlage, wo ich in einer Extraspalte auch noch Platz für Dateien lasse. Ich füge hier mal ein paar Demo-Dateien ein und bereite auch meine OneNote Seite sauber vor. Diese Dateien werden beim Senden aus OneNote heraus direkt als Anhang an die E-Mail hinzugefügt. In der E-Mail selbst wurde dann ein Platzhaltertext erstellt. Wählst du als Option auch noch an, Kopien der Notizen als OneNote Dateien anzufügen, dann bekommen die Empfänger die praktische Möglichkeit, die gesamte Seite direkt in ihrem OneNote zu öffnen und daran weiterzuarbeiten. Diese Notizseiten werden unter geöffnete Abschnitte angezeigt, können aber von dort problemlos wieder kopiert oder verschoben werden. So kannst du dir ganz rasche E-Mail Vorlagen für alle möglichen Einsatzzwecke basteln und immer wieder verwenden.